Как правильно рассчитать оптимальный объем оптового заказа

Правильно рассчитанный объем заказа помогает магазину вовремя пополнять ассортимент, не замораживать деньги в излишках и сохранять продажи при колебаниях спроса. Расчет оптового заказа строится на продажах по конкретным артикулам, сроках поставки, доступных остатках и условиях сотрудничества с поставщиком.

Какие данные нужны для расчета оптовой закупки

Перед формированием заявки собирают фактические данные по каждой товарной позиции. Средние показатели по целой категории могут искажать картину: внутри одного раздела нередко есть быстро продаваемые товары и позиции, которые реализуются единицами в месяц.

Для расчета потребуются:

• Продажи каждого артикула за последние 1-3 месяца.
• Фактический остаток на складе.
• Количество товара, которое уже заказано, но еще не поступило.
• Срок от оформления заявки до поступления партии.
• Минимальная сумма или кратность заказа у поставщика.
• Информация о сезонности, запланированных акциях и изменении цен.

Для нового магазина, где статистики еще нет, объем первой поставки определяют по аналогичным позициям, анализу спроса и ограниченному тестовому бюджету. Такой подход позволяет проверить интерес покупателей без крупных вложений в непроверенный ассортимент.

Формула объема закупки

Базовая формула объема закупки выглядит так:

Объем заказа = прогнозируемые продажи за период + резервный запас - доступный остаток - товар в пути

Под доступным остатком понимают не просто количество на складе, а товар, который реально можно отгрузить покупателям. Позиции, зарезервированные под заказы или находящиеся в браке, исключают из расчета.

Пример расчета оптовой закупки

Магазин продает 240 единиц товара в месяц. Срок поставки составляет 10 дней, поэтому резервный запас установлен на уровне 80 единиц. На складе доступно 95 единиц, еще 25 единиц уже в пути.

Расчет выглядит так: 240 + 80 − 95 − 25 = 200 единиц

Если поставщик отгружает товар упаковками по 20 штук, заказ округляют до 200 единиц. При кратности 25 штук выбирают 200 или 225 единиц – в зависимости от скорости продаж, свободного места на складе и условий поставки.

Как определить резервный запас

Резервный запас нужен для покрытия возможной задержки поставки или кратковременного роста спроса. Его размер зависит от стабильности продаж, надежности логистики и стоимости хранения товара.

Стабильные позиции – обычно достаточно запаса на 7-14 дней продаж.

Сезонные товары – запас увеличивают к началу пикового периода, при этом весь сезон удобнее закрывать несколькими поставками.

Новые артикулы – заказывают небольшую тестовую партию и анализируют первые продажи.

Товары с редкими поставками – резерв увеличивают либо рассматривают дополнительного поставщика.

При нестабильном спросе более частые заказы меньшими партиями помогают поддерживать актуальный ассортимент и снижают объем средств, вложенных в складские остатки.

Как учесть срок поставки

Срок поставки влияет на момент размещения заявки. Заказ удобно формировать тогда, когда остатков хватает на период доставки и резервный запас, а не когда товар уже заканчивается на складе.

Для этого используют точку заказа:

Точка заказа = продажи за срок поставки + резервный запас

Например, товар продается по 10 единиц в день, доставка занимает 12 дней, а резервный запас составляет 60 единиц. Точка заказа будет равна:

10 × 12 + 60 = 180 единиц

Когда доступный остаток приближается к 180 единицам, наступает время оформлять следующую заявку. Такой подход поддерживает непрерывность продаж и снижает потребность в срочных поставках.

Как оценить скорость оборачиваемости

Скорость оборачиваемости показывает, за какой период магазин продает средний складской запас. Этот показатель помогает понять, насколько объем текущих остатков соответствует темпу продаж.

Срок оборачиваемости в месяцах = средний остаток / продажи за месяц

Если в месяц реализуется 150 единиц, а на складе в среднем хранится 450 единиц, средний запас продается за 3 месяца. Для востребованного товара это может означать, что следующую партию целесообразно сократить или пересмотреть цену и продвижение.

Дополнительно можно рассчитать коэффициент оборачиваемости:

Коэффициент оборачиваемости = продажи за период / средний остаток

В примере выше коэффициент составит 0,33 оборота в месяц, или 4 оборота в год. Чем выше показатель, тем быстрее товар превращается в выручку.

Что влияет на оптимальный размер партии

Минимальные условия поставщика

Поставщик может устанавливать минимальную сумму заявки, кратность упаковки, отдельные условия по товарным группам или требования к оформлению документов. Эти параметры учитывают до расчета, чтобы скорректировать объем с сохранением экономической целесообразности.

В «ТРИО ПЛЮС» для заключения договора предусмотрен минимальный заказ от 10 000 ₽. Для оформления потребуются документы ИП или юридического лица, а менеджер поможет уточнить наличие, условия отгрузки и подходящий набор позиций под текущие задачи магазина.

Сезонность спроса

Для сезонных товаров средние продажи за год дают ограниченную информацию. Более полезны данные прошлого сезона, погодные факторы, ремонтный и дачный спрос, а также время, необходимое для доставки и подготовки товара к продаже.

Логистика и склад

Крупная партия нередко снижает стоимость доставки на единицу, но требует свободного места, ресурсов на приемку и возможности быстро собирать заказы. Если склад перегружен, экономия на доставке может быть частично компенсирована расходами на хранение и перемещение товара.

Что проверить перед заказом

Точность расчета повышается, если перед оформлением заявки сверить несколько практических моментов:

• Объем партии и оборачиваемость. Скидка за крупный объем становится выгоднее, когда товар успевает реализоваться до следующей поставки. При замедлении оборачиваемости следующую партию можно сократить или разбить на несколько поставок.
• Расчет по артикулам. Потребность удобнее считать по конкретным позициям, а не по средней цифре категории: внутри одного раздела спрос может различаться в разы.
• Товар в пути. В расчет включают уже оформленные, но не поступившие партии – это помогает избежать дублирования заказа.
• Резервный запас по группам. Для стабильных, сезонных и новых позиций резерв определяют отдельно.
• Сроки годности и сезонность. Для товаров с ограниченным сроком реализации или выраженным сезонным спросом объем согласовывают с календарем продаж.
• Тестирование новых позиций. Новинки удобно запускать небольшой партией, чтобы оценить спрос и затем планомерно увеличить поставку.

Практический алгоритм

1. Выберите период анализа – обычно 1-3 месяца.

2. Разделите продажи по артикулам, а не по категориям.

3. Определите доступный остаток и товар в пути.

4. Рассчитайте прогноз продаж с поправкой на сезонность и акции.

5. Установите резервный запас по каждой группе товаров

6. .Примените формулу и получите предварительный объем.

7. Сверьте результат с минимальной партией, кратностью упаковки и свободным местом на складе.

8. Оформите заявку и контролируйте фактические продажи после поступления товара.

Главное о расчет оптового заказа

Расчет оптового заказа – это управленческая задача, в которой учитываются спрос по артикулам, срок поставки, доступные остатки, резервный запас и условия сотрудничества с поставщиком.

Когда объем рассчитан корректно, товар поступает в нужное время, оборотные средства работают эффективнее, а магазин сохраняет устойчивые продажи даже при изменении спроса.